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河南大学公务卡管理暂行办法(试行)

录入日期:2013年09月01日     已访问:

校发〔2013〕152号

全校各单位:

《河南大学公务卡管理暂行办法(试行)》已经学校研究通过,现予印发,请认真贯彻执行。

二〇一三年八月二十八日

河南大学公务卡管理暂行办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为规范我校财务管理,减少现金支付结算,提高结算效率,增强公务支出透明度,根据《河南省省级预算单位公务卡管理暂行办法》(豫财办库〔2007〕14号)、《关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(豫财库〔2012〕41号)有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称公务卡是指我校在职正式职工持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。

第三条 公务卡报销业务通过专门的公务卡支持系统进行。该系统由上级财政部门开发,用于辅助我校财务报销、向代理银行划款和为财政部门提供动态监控信息等。

第二章 公务卡代理银行

第四条 学校可在省财政厅确定的公务卡代理银行范围内,自行选择一家或多家银行作为公务卡发卡行。

第五条 公务卡代理银行对公务卡实行免费开卡、免收年费、免担保、免开银行账户和到期免费换卡等优惠服务。

第六条 学校与公务卡代理银行签订代理协议并逐年进行考评,对服务质量不好、考评不合格的代理银行可取消其代理资格。

第七条 学校与公务卡代理银行按照持卡人员承担用卡经济责任、开卡银行承担挂失经济风险、学校承担合法合规公务支出还款责任、财政部门负责监督管理的原则签订规范的代理服务协议。

第三章 公务卡的开立与管理

第八条 公务卡的持卡人为我校在职正式教职工,实行一人一卡实名制。凡有强制结算目录内公务支出需求的教职工,须办理公务卡。公务卡由学校财务部门统一组织向代理银行申请办理,并将有关信息录入公务卡支持信息系统。

第九条 公务卡开立的基本程序:

(一)教职工如实填写公务(信用)卡申请表、领用合约等表格,连同相关证明资料经学校人事部门进行身份信息确认后,送交代理银行。

(二)代理银行按本行规定程序审核教职工开卡申请资料和办理公务卡;代理银行将办妥的公务卡连同必要的相关资料一并发给教职工。

(三)财务部门根据代理银行提供的持卡人姓名、卡号、身份证号等信息及时录入到公务卡支持信息系统。

第十条 学校有关部门根据人员的新增、调动和离退休等人员变动情况,及时组织办理公务卡的申办和注销手续。

第十一条 公务卡的信用额度为2万-5万元(含),具体额度由教职工自愿申请、经代理银行确认后核定。特殊情况下,凡未达到最高信用额度的公务卡在不能满足支付需要时,在报经学校财务部门批准后由持卡人提前向代理银行申请临时增加授信额度(以5万元为上限),由代理银行按照有关规定执行。

第十二条 公务卡卡片和密码由持卡人妥善保管,遗失或损毁应及时挂失并自行到代理银行办理补办手续。因公务卡遗失造成的经济损失,按照持卡人与公务卡代理银行的领用合约或服务协议中的相关规定处理。

第十三条 公务卡日常对账由持卡人自行负责,代理银行应按月向持卡人提供公务卡对账单,并及时提供公务卡消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。

第四章 强制结算目录

第十四条 我校将按照省财政厅《关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(豫财库〔2012〕41号)精神,严格执行省级预算单位实施公务卡强制结算目录(目录具体内容详见附件)。

第十五条 我校原使用现金结算(即按上级规定转账起点以下的结算)且目录规定的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算;原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

第十六条 下列情况可仍实行现金结算,暂不使用公务卡结算:

(一)支付给单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)的费用;

(二)按规定支付给个人的慰问金、抚恤救济金等支出;

(三)签证费、快递费、过桥过路费、火车费、汽车费、出租车费、异地出差燃油费等目前只能使用现金结算的支出;

(四)在不具备刷卡条件的场所发生的零星支出;

(五)其他特殊情况确需使用现金结算的。

第五章 公务卡支付和报销程序

第十七条 强制结算目录内的公务支出,具备刷卡条件的,应在公务卡授信额度内使用公务卡刷卡支付,并取得公务卡消费交易凭条(POS机小票)和发票等财务报销凭证。

第十八条 使用公务卡提取现金属于个人消费行为,提取现金手续费由持卡人个人承担,学校不予报销。

第十九条 持卡人使用公务卡结算的各项公务支出,必须在发卡银行规定的透支免息期内(银行记账日至发卡行规定的到期还款日之间的期限),持合规的报销凭证和经本人签名的消费交易凭条,按照现行财务管理制度规定办理报销手续,因个人报销不及时造成的罚息等相关费用,由持卡人承担。

第二十条 公务卡结算的报销程序如下:

(一)持卡人在使用公务卡消费后,须取得公务卡消费交易凭条(POS机小票)和发票等财务报销凭证。

(二)持卡人应单独填写报账单据和《河南大学公务卡报销还款登记单》,并粘贴公务卡消费交易凭条(POS机小票)和发票等报销凭据,按学校规定的审批及报销程序办理。

(三)财务人员按财务制度规定对持卡人的报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。对纳入国库集中支付范围的,通过国库集中支付系统的零余额账户支付;对未纳入国库集中支付范围的,通过学校相关账户的网银转账支付;对不符合报销条件的,不予报销,由持卡人自行偿还。财务部门将按照上级公务卡管理办法中关于支付和报销还款的有关要求和程序,设置查询录入、复核、提交等岗位,相互稽核、相互监督,保证学校资金安全。

(四)学校财务部门在收到《财政资金支付凭证》回单后,将购物发票、公务卡消费交易凭条及支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。

第二十一条 学校将严格加强现金使用的管理,从严控制强制结算目录内不使用公务卡结算的支出事项。对不能使用公务卡刷卡结算情况下的公务支出,报销时经办人须提供不能使用公务卡结算的证明材料,经单位财务负责人审批同意后加盖单位公章,然后报学校财务部门审批,方可办理报销业务。

第二十二条 因公务卡挂失等原因导致无法将资金划转到公务卡账户的,学校财务接代理银行通知后应重新核实后划转。如3个工作日内仍无法划款,应将资金退回原付款账户;原付款账户为零余额账户的,学校财务部门应按照授权支付业务流程办理资金退回手续。

第二十三条 因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时通过财务部门将资金退回原付款账户(含零余额账户)。持卡人退款的财务审核手续按学校内部财务制度规定执行。

第六章 管理职责

第二十四条 根据省财政厅及相关主管部门的要求,学校财务部门的主要职责是:

(一)选择我校公务卡代理银行,签订公务卡代理协议。

(二)组织我校教职工办理公务卡,负责公务卡的日常管理工作。

(三)审核我校教职工公务卡报销信息,及时办理公务卡的报销还款和资金退回处理等工作。

(四)协助财政部门维护公务卡支持系统,及时下载保存有关信息,按月与代理银行核对公务卡报销信息。

(五)进一步加强我校预算管理与财务内控机制,规范财务报销与会计核算程序,确保资金安全。

(六)做好本单位职工的宣传培训,促进单位职工树立良好的信用意识。

第二十五条 学校人事部门要及时掌握教职工人事变动情况,负责在职在编教职工的信息确认,以及新增、调动和离退休等人员信息变动的信息传递工作。

第二十六条 学校纪检监察部门要严格监督检查公务卡强制结算目录执行和落实情况,对不执行公务卡报销制度、违规使用现金的单位和个人进行严格问责,为推进公务卡改革工作提供有力的纪律保障。

第二十七条 持卡人要按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,严格按照强制结算目录的要求使用公务卡进行结算和报销,并接受上级部门和学校对公务支出的监控管理,及时归还公务卡结算透支的银行欠款。

第二十八条 严禁为非我校正式在职教职工办理公务卡、违规办理公务卡报销业务或查询、泄露我校公务卡持卡人的私人消费信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支或将非公务支出用于公务报销。

第七章 附则

第二十九条 本办法未尽事宜,有上级相关规定的,按相关规定执行;没有相关规定的,由学校财务处负责解释。

第三十条 本办法自印发之日起执行。



附件

省级预算单位公务卡强制结算目录

序 号

公务卡结算项目

备 注

01

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

02

印刷费

指单位的印刷费支出。

03

咨询费

指单位咨询方面的支出。

04

手续费

指单位支付的手续费支出。

05

水电费

指单位支付的水电费支出。

06

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

07

物业管理费

指单位开支的办公用房、物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

08

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

09

维修(护)费

指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

10

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其它设备方面的费用。

11

会议费

指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

12

培训费

指各类培训支出。

13

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

14

专用材料费

指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。

15

公务用车运行维护费

指公务用车的维修费、保险费等支出。

16

其他交通费用

指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用,如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

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